Posted on

RO e-Factura. Ghid complet de implementare și utilizare

RO e-factura

În contextul transformării digitale globale, sistemul naţional de facturare electronică RO e-Factura reprezintă un pas semnificativ în modernizarea proceselor fiscale din România. Scopul acestui sistem este de a oferi operatorilor economici o platformă electronică eficientă pentru emiterea și primirea facturilor. Beneficiile standardizării facturării electronice la nivel internaţional sunt multiple, incluzând eficientizarea economiei, diminuarea impactului asupra mediului și reducerea sarcinilor administrative.

Această transformare reprezintă un progres semnificativ pentru economia românească, aliniindu-se la inițiativele europene de digitalizare și transparentizare fiscală. Implementarea eficientă a sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura este esențială pentru a asigura o tranziție lină către un mediu fiscal modern și digitalizat, esențial pentru creșterea economică sustenabilă a României.

Acest ghid, având caracter informativ, se adresează tuturor contribuabililor.

INFORMAȚII GENERALE

Publicată în Monitorul Oficial nr. 977 din 27 octombrie 2023, Legea nr. 296/2023 introduce modificări esențiale în domeniul facturării electronice, în vederea asigurării sustenabilității financiare a României. Aceste schimbări urmăresc implementarea Deciziei de punere în aplicare (UE) 2023/1553, autorizând România să aplice o măsură de derogare de la anumite articole din Directiva privind TVA. Conform acestei decizii, începând cu 1 ianuarie 2024, facturarea electronică devine obligatorie pentru toate tranzacțiile între persoane impozabile din România.

Următoarele tranzacții sunt scutite de la obligativitatea de a utiliza sistemul național pentru factura electronică RO e-Factura:

  1. Livrările de bunuri care sunt expediate sau transportate dincolo de granițele Uniunii Europene, fie de către furnizor, fie de către o altă persoană care acționează în numele acestuia;
  2. Livrările de bunuri care sunt de asemenea expediate sau transportate în afara Uniunii Europene, dar de această dată de către cumpărător, cu condiția ca acesta să nu fie rezident în România, sau de către o altă persoană care acționează în numele cumpărătorului. Această excepție nu se aplică pentru bunurile transportate de către cumpărător personal și care sunt folosite pentru echiparea sau alimentarea ambarcațiunilor de agrement, avioanelor de agrement sau oricărui alt mijloc de transport pentru uz personal;
  3. Livrările intracomunitare de bunuri, adică acele tranzacții în care bunurile sunt expediate sau transportate de la un stat membru al Uniunii Europene la altul.

Implementarea sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura se va face în două etape.

În prima etapă, între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, toți operatorii economici din România, indiferent de statutul lor de înregistrare TVA, sunt obligați să raporteze în sistemul RO e-Factura toate facturile emise în relațiile B2B și cu instituțiile publice, cu excepția celor din relația B2G, unde utilizarea RO e-Factura este obligatorie din 1 iulie 2022.

Operatorii economici nestabiliți în România, dar înregistrați în scopuri de TVA, vor trebui să raporteze, începând cu 1 ianuarie 2024, toate facturile emise în relația B2B pentru tranzacții desfășurate pe teritoriul României.

Furnizorii impozabili din România sunt obligați să transmită facturile emise în relația B2B și în relația cu instituțiile publice, conform prevederilor Codului fiscal, cu excepția situației în care ambii parteneri sunt înregistrați în RO e-Factura. Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional de facturare electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emitere.

Nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică, cunoscut sub numele de RO e-Factura, constituie o contravenție și este sancționată cu amenzi semnificative. Pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți conform legislației aplicabile, amenzile variază între 5.000 lei și 10.000 lei. În cazul persoanelor juridice aflate în categoria contribuabililor mijlocii, conform definiției legale, amenzile sunt stabilite între 2.500 lei și 5.000 lei. Celelalte persoane juridice, alături de persoanele fizice, se confruntă cu amenzi cuprinse între 1.000 lei și 2.500 lei, în cazul nerespectării prevederilor legate de RO e-Factura.

În perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nerespectarea termenului limită nu va fi sancționată, ca o măsură de tranziție.

În a doua etapă, după 1 iulie 2024, emitenții facturilor electronice trebuie să transmită aceste facturi prin sistemul naţional de facturare electronică RO e-Factura. Prin această reglementare, sunt recunoscute ca valide doar facturile electronice care îndeplinesc condițiile OUG nr. 120/2021.

Primirea și înregistrarea de către destinatari a facturilor emise fără utilizarea sistemului RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu valoarea TVA înscrisă în factură.

Prin implementarea sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura, România face un pas important către digitalizarea proceselor fiscale, asigurându-se că sistemul fiscal rămâne relevant și eficient în era digitală. Această schimbare nu doar că simplifică procedurile administrative, dar și reduce sarcinile birocratice pentru companii, contribuind la un mediu de afaceri mai favorabil și eficient.

Relaţiile utilizate în sistemul naţional RO e-Factura

Relația B2G (Business to Government)

Aceasta descrie interacțiunea între operatorii economici și autoritățile sau entitățile contractante, unde operatorul economic poate fi contractant sau subcontractant/subantreprenor. În acest caz, entitățile guvernamentale primesc și procesează facturi electronice.

Lista instituțiilor publice obligate să utilizeze sistemul RO e-Factura: Aceasta poate fi găsită pe portalul ANAF (www.anaf.ro).

Relația B2B (Business to Business)

Acest termen se referă la tranzacțiile care implică executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii între doi operatori economici.

Relația B2C (Business to Consumer)

 În contextul turismului din România, operatorii economici care dețin structuri de primire turistice clasificate sau agenții de turism licențiate și care acceptă vouchere de vacanță sunt denumiți unități afiliate. Aceste unități sunt obligate să raporteze facturile emise către titularii voucherelor de vacanță în sistemul RO e-Factura, obligație ce a intrat în vigoare la 1 aprilie 2022.

Roluri în facturarea electronică permise în sistemul naţional RO e-Factura

În cadrul sistemului național RO e-Factura, dedicat facturării electronice, sunt stabilite mai multe roluri esențiale:

Emitentul facturii electronice

Acesta reprezintă rolul principal și corespunde vânzătorului. Rolul său constă în generarea și trimiterea facturii electronice către destinatar, acțiune ce se realizează prin intermediul sistemului RO e-Factura.

Destinatarul facturii electronice

De asemenea, un rol principal, care este asumat de cumpărător. Acesta primește factura electronică emisă de vânzător.

Reprezentantul fiscal al vânzătorului

Aceasta este o persoană sau entitate localizată în Comunitatea Europeană, care este desemnată de un furnizor ca fiind responsabilă pentru plata TVA. Această entitate are datoria de a se conforma tuturor obligațiilor legate de TVA.

Roluri în tipurile de business reglementate de către RO e-Factura

RO e-Factura în relația B2G (Business to Government)

RO e-Factura joacă un rol esențial în relația dintre business și guvern (B2G). Conform OUG 120/2021, emitentul facturii în această relație poate fi:

  • Operatorul economic stabilit în România, conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 și ulterioarele sale modificări și completări.
  • Operatorul economic nestabilit în România, înregistrat sau nu în scopuri de TVA, conform aceluiași articol, care optează pentru utilizarea RO e-Factura.

Beneficiarul facturii, în acest cadru, este autoritatea contractantă sau entitatea contractantă, definită de multiple legi, inclusiv Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 114/2011, și instituțiile publice conform art. 5 lit. w) din OUG 57/2019 privind Codul administrativ.

 RO e-Factura în relația B2B (Business to Business)

În cadrul relațiilor business-to-business (B2B), RO e-Factura își găsește utilitatea, având în vedere că emitentul și beneficiarul facturii pot fi orice operatori economici, stabil sau nestabil în România, înregistrați sau nu în scopuri de TVA.

 RO e-Factura în relația B2C (Business to Consumer)

Pentru relațiile business-to-consumer (B2C), emitentul facturii este de obicei operatorul economic din domeniul turismului, autorizat de Autoritatea Națională pentru Turism, conform OG 58/1998 și legilor ulterioare. Acești operatori, denumiți unități afiliate, au adoptat RO e-Factura pentru transmiterea facturilor către titularii voucherelor de vacanță, conform OUG 131/2021, începând cu 1 aprilie 2022. Beneficiarul facturii poate fi orice persoană fizică, identificată prin CNP/NIF.

Modalități de utilizare și accesare a sistemului RO e-Factura

Factura Electronică în RO e-Factura

Factura electronică, un element esențial al sistemului RO e-Factura, este un fișier electronic în format XML. Acesta se conformează standardului european EN 16931 -1+A1, care defineste „Facturarea electronică – Model semantic de date pentru elementele esenţiale ale unei facturi electronice”, și regulilor naționale RO-CIUS stabilite în legislația din România. Fișierul XML, însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, constituie exemplarul original al facturii electronice. Pentru o completare corectă a fișierului XML, se aplică următoarele reguli:

  1. Reguli operaționale conform standardului european de facturare SN 16931.
  2. Reguli CIUS (Core Invoice Usage Specification) impuse de legislația din România.
  3. Verificarea cu alte baze de date.

Regulile operaționale includ: condiții, constrângeri de integritate și condiții specifice pentru diferite categorii de TVA.

Structura de bază a facturii, adică modelul semantic de date, include atât elemente de informație individuale (BT – business term) cât și grupuri de elemente de informație (BG – business term group). Detalii suplimentare sunt disponibile în manualul de utilizare al aplicației RO e-Factura.

Cum se utilizează și se accesează RO e-Factura

Pentru a accesa și utiliza sistemul RO e-Factura, operatorii economici trebuie să se înregistreze în Spațiul Privat Virtual (SPV). Înregistrarea se face accesând informațiile disponibile pe site-ul ANAF. De asemenea, pentru a primi notificări prin email, operatorii economici trebuie să opteze pentru aceasta în cadrul SPV. Astfel de notificări sunt trimise dacă documentul nu este descărcat din SPV în termen de 24 de ore de la publicare. Informații suplimentare despre înregistrarea în SPV se găsesc pe canalul de YouTube al Agenției Naționale de Administrare Fiscală.

Există două metode pentru emiterea sau transmiterea unei facturi în format XML prin RO e-Factura:

  1. Servicii web: Se utilizează o aplicație proprie, interconectându-se cu sistemul RO e-Factura printr-o serie de micro-servicii sub forma unei API (Application Programming Interface).
  2. Încărcare web: Se folosește aplicația gratuită oferită de Ministerul Finanțelor.

Pentru a genera fișierul, consultați următoarele resurse:

  • Ghidul ASRO.
  • Manualul de utilizare a aplicației RO e-Factura, disponibil pe site-ul ANAF.
  • Documentația tehnică de pe paginile web ale Ministerului Finanțelor și ANAF.

Astfel, dacă nu dispuneți de o aplicație proprie, puteți utiliza aplicația gratuită pentru a completa datele de facturare și a transmite factura electronică.

MODALITATEA DE UTILIZARE A APLICAȚIEI GRATUITE

Accesarea aplicaţiei RO e-Factura și generarea/validarea fișierului XML

 Accesul la aplicația de generare a facturilor în format XML, oferită de Ministerul Finanțelor, este un proces simplu și eficient, fiind disponibil pe larg datorită faptului că nu necesită autentificare. Această facilitate face parte din sistemul RO e-Factura, reprezentând un pas important în digitalizarea proceselor financiare. Găsindu-se pe portalul oficial al Ministerului Finanțelor https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/aplicatii-web-ro-efactura, RO e-Factura permite utilizatorilor să acceseze cu ușurință serviciile necesare.

 Procesul de utilizare al aplicației RO e-Factura implică completarea unei serii de informații esențiale. Acestea includ date generale, detalii despre vânzător și cumpărător, precum și informații specifice despre produsele tranzacționate. După introducerea acestor date în RO e-Factura, utilizatorii pot naviga către secțiunea de ”Recapitulare”. Aici, RO e-Factura oferă o sinteză a informațiilor introduse, prezentând detalii despre TVA și afișând totalurile generale ale documentului. Această secțiune este precompletată automat de RO e-Factura, bazându-se pe valorile înregistrate anterior, asigurând astfel eficiență și precizie în procesul de facturare.

În contextul utilizării sistemului RO e-Factura, este esențial să se verifice corectitudinea tuturor informațiilor introduse. Odată confirmată această etapă, utilizatorii RO e-Factura pot accesa secțiunea ”Generare Factură”. Aceasta reprezintă etapa finală în cadrul aplicației RO e-Factura, fiind locul unde se găsește butonul de Generare factură. Prin intermediul acestui buton, utilizatorii RO e-Factura pot descărca fișierul XML pe stația lor locală. Acest proces facilitează emiterea facturilor prin RO e-Factura, asigurând o gestionare eficientă și digitalizată a documentelor fiscale.

În fiecare pas al procesului RO e-Factura, de la verificarea datelor până la generarea finală a facturii, sistemul RO e-Factura oferă o interfață intuitivă și ușor de utilizat. Acest aspect face ca RO e-Factura să fie o soluție accesibilă și eficientă pentru gestionarea electronică a facturilor.

Pe portalul Ministerului Finanțelor, accesibil la adresa https://mfinante.gov.ro, utilizatorii RO e-Factura beneficiază de un instrument esențial: Validare XML factură. Această funcție este crucială în contextul RO e-Factura, deoarece facilitează verificarea facturilor generate. Indiferent dacă factura a fost creată folosind aplicația oficială RO e-Factura pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor, sau printr-o aplicație proprie, instrumentul Validare XML factură asigură conformitatea și corectitudinea documentelor în cadrul sistemului RO e-Factura.

După încărcarea fișierului XML în sistemul RO e-Factura, utilizatorul trebuie să apese pe butonul “Validează” de pe propriul calculator. Următorul pas este să aștepte răspunsul aplicației pentru fișierul încărcat. Acest proces este o parte esențială a utilizării RO e-Factura, o platformă digitală care facilitează gestionarea facturilor electronice în România.

Pentru a utiliza eficient RO e-Factura, utilizatorii trebuie să urmeze pașii specifici de încărcare a documentelor. Inițial, se încarcă fișierul XML dorit în RO e-Factura, direct de pe calculatorul personal. Aceasta este prima etapă în procesul de gestionare a facturilor electronice prin intermediul RO e-Factura.

Odată ce fișierul este încărcat în sistemul RO e-Factura, utilizatorul va interacționa cu interfața simplă și intuitivă, apăsând pe butonul “Validează”. Această acțiune declanșează un proces automatizat în cadrul RO e-Factura, prin care sistemul analizează și verifică fișierul încărcat.

După validare, în RO e-Factura, este important să se aștepte un răspuns de la aplicație. Răspunsul acesta poate indica succesul încărcării și validării fișierului sau poate semnala eventuale erori sau neconformități care trebuie adresate. Acest feedback este crucial pentru asigurarea corectitudinii și conformității facturilor electronice gestionate prin RO e-Factura.

Transmiterea facturii prin RO e-Factura

Pentru a facilita procesul de transmitere a facturilor, este necesar să vă înregistrați în Spațiul Privat Virtual și să vă autentificați pe portalul www.anaf.ro. Aceasta se realizează prin selectarea opțiunii de Autentificare cu certificat.

Odată autentificați în Spațiul Privat Virtual, trebuie selectată opțiunea Trimitere factură din meniul Factura electronică, parte integrantă a sistemului RO e-Factura.

În contextul utilizării RO e-Factura, după alegerea opțiunilor adecvate din listele disponibile pentru câmpurile Sintaxă XML, configurată implicit pentru standardul UBL, și CIF factură, unde se specifică CIF-ul vânzătorului, trebuie să rețineți că un utilizator poate gestiona drepturi de utilizare pentru multiple Coduri de identificare fiscală. Procesul continuă prin selectarea butonului Choose File pentru a alege fișierul XML salvat pe dispozitivul personal, urmat de apăsarea butonului Transmitere XML Factură, o etapă crucială în cadrul RO e-Factura.

Aplicația RO e-Factura oferă un răspuns clar despre încărcarea cu succes a fișierului. Atunci când un fișier este transmis cu succes și urmează a fi prelucrat, RO e-Factura emite un ID unic, cunoscut sub denumirea de “Index de încărcare”. Acest ID este esențial pentru verificarea statusului transmiterii facturii în cadrul sistemului RO e-Factura. Pentru a efectua această verificare, utilizatorii trebuie să copieze ID-ul în câmpul dedicat, denumit “Verificare stare fișier transmis anterior”, și apoi să apese butonul “Verifică”. În scurt timp, va apărea un mesaj de înștiințare care confirmă că factura este în proces de prelucrare în cadrul sistemului RO e-Factura.

În plus, sistemul RO e-Factura atribuie automat fiecărui fișier un număr de identificare unic, “Index de încărcare”, care servește ca referință esențială în toate procesele și operațiunile specifice RO e-Factura. Este important de știut că fișierele valide, odată încărcate în sistemul RO e-Factura, vor rămâne disponibile pentru descărcare timp de 60 zile de la data publicării lor în sistem.

Descărcarea facturii electronice în RO e-Factura

Accesarea RO e-Factura pentru descărcarea unei facturi se realizează printr-un proces simplu și eficient. Inițial, utilizatorul intră în secțiunea dedicată RO e-Factura, numită “Factura electronică – Răspunsuri factură”. Aici, pentru a beneficia de serviciile RO e-Factura, se selectează CIF-ul companiei și intervalul de zile pentru care se doresc răspunsurile. Procesul continuă cu apăsarea butonului “Obține răspunsuri”, o etapă cheie în utilizarea RO e-Factura.

Odată efectuat acest pas în cadrul RO e-Factura, utilizatorul va avea acces la o listă detaliată cu toate facturile încărcate. Aceasta facilitează identificarea facturii specifice dorite. RO e-Factura pune la dispoziție un buton “Descarcă” poziționat strategic lângă factura relevantă, permitând astfel descărcarea rapidă și eficientă a documentului necesar.

Arhivarea fișierelor XML în RO e-Factura 

În cadrul sistemului RO e-Factura, momentul comunicării facturii electronice către destinatar este stabilit la data la care respectiva factură electronică devine accesibilă pentru a fi descărcată de către acesta. Acest proces esențial subliniază eficiența și rapiditatea oferită de RO e-Factura în gestionarea documentelor fiscale electronice.

Pentru utilizatorii RO e-Factura, fișierele XML corespunzătoare facturii electronice, precum și mesajele de eroare asociate, sunt puse la dispoziție în sistemul RO e-Factura pentru o perioadă de 60 de zile de la data publicării lor. După această perioadă, RO e-Factura asigură arhivarea electronică a acestor documente, acestea fiind disponibile la cerere. Prin urmare, RO e-Factura oferă nu doar un mediu de transmitere eficient, ci și o soluție de stocare și arhivare de lungă durată pentru facturile electronice.

Modalitatea de solicitare a documentelor mai vechi de 60 zile și de repostare în sistemul naţional RO e-Factura

În contextul utilizării sistemului RO e-Factura, emitentul sau destinatarul poate identifica situații în care anumite documente nu au fost descărcate. Pentru a remedia această situație, există posibilitatea de a solicita repostarea documentelor în sistemul RO e-Factura. Solicitarea trebuie să includă informații esențiale precum:

  • Numărul index de încărcare, dacă acesta este cunoscut.
  • Data documentului, așa cum a fost comunicată de vânzător.
  • Descrierea detaliată a documentului, incluzând numărul facturii, numele cumpărătorului, codul fiscal al cumpărătorului, numele vânzătorului și codul fiscal al vânzătorului.

După înregistrarea solicitării în sistemul RO e-Factura, un număr de înregistrare va fi alocat automat acesteia. Răspunsul la solicitare presupune repostarea în sistem a documentului cerut, urmată de transmiterea unei notificări către emitent sau destinatar. Aceste notificări sunt expediate automat pe adresele de email specificate în Sistemul de Plată și Vânzare (SPV), atunci când emitentul sau destinatarul și-a exprimat opțiunea pentru acest serviciu.

INTREBĂRI ȘI RĂSPUNSURI privind RO e-Factura

Ce este o factură electronică?

O factură electronică este un document în format XML care prezintă detaliile facturii într-o manieră structurată, fiind astfel compatibilă cu citirea automatizată. Aceasta facilitează gestionarea electronică completă a documentelor de facturare, permițând:

  • Transmiterea automatizată a datelor;
  • Recepția electronică și instantanee;
  • Prelucrarea și validarea automată pentru efectuarea plăților

Ce trebuie să respect pentru  crearea facturilor electronice?

Procesul de generare a facturilor electronice RO e-Factura este reglementat prin norme specifice:

  • standardul european (EN 16931);
  • termenii de utilizare pentru sistemul RO e-Factura de transmitere a facturilor;
  • cerinţele naţionale privind facturarea electronică

Ce cerinţe formale trebuie respectate pentru crearea facturilor electronice RO e-Factura?

Când vine vorba de crearea facturilor electronice, este esențial să se respecte ultima versiune a standardului european și normele naționale. Aceste cerințe formale sunt cruciale pentru validitatea unei facturi electronice în cadrul sistemului RO e-Factura. Facturile care nu se conformează acestor standarde nu sunt recunoscute în cadrul RO e-Factura.

Un aspect important de reținut în RO e-Factura este că toate documentele justificative ale facturii sau atașamentele trebuie integrate în structura de date a facturii. Nu este permisă trimiterea acestora separat, conform regulilor RO e-Factura. De asemenea, dimensiunea totală a fișierelor atașate nu trebuie să depășească 3Mb pentru a fi compatibile cu RO e-Factura. Există o limită de 50 de documente justificative care pot fi încorporate într-o singură factură în cadrul RO e-Factura.

Pot trimite un fișier PDF ca factură electronică?

Răspunsul este clar: Nu!

Conform definiției din art. 2 alin. (1) lit a) din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 120/2021, cu modificările și completările ulterioare, o factură electronică în cadrul sistemului RO e-Factura este definită ca fiind emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML. Acest format permite prelucrarea electronică și automată a facturii, o cerință esențială pentru RO e-Factura.

Un fișier PDF, în acest context, nu îndeplinește cerințele pentru a fi considerat o factură electronică conform standardelor RO e-Factura. RO e-Factura necesită un format care să permită prelucrarea automată și eficientă, iar fișierele PDF nu sunt concepute să ofere această capacitate. Prin urmare, pentru a fi în conformitate cu regulile RO e-Factura, este important să se utilizeze formatul electronic structurat XML pentru facturile electronice.

Pot trimite fișiere diferite de tipul xml prin intermediul sistemului RO e-Factura?

Răspunsul este clar: Nu!

Conform standardului național SR CEN/TS 16931-2, formatul de bază acceptat pentru facturarea electronică în cadrul RO e-Factura este XML1.0. Acest lucru subliniază importanța aderării la specificațiile RO e-Factura pentru o integrare eficientă.

Sintaxele aprobate care corespund standardului EN 16931-1:2017 includ UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message. Aceasta este detaliată în XML Schemas 16B (SCRDM – CII), un format compatibil cu cerințele RO e-Factura. De asemenea, sunt acceptate mesaje pentru factura și nota de creditare UBL, conform ISO/IEC 19845:2015. Aceste specificații susțin structura RO e-Factura, oferind un cadru clar pentru tranzacții electronice.

Astfel, RO e-Factura își propune să standardizeze procesul de facturare electronică, facilitând tranzacții digitale eficiente și conforme cu reglementările în vigoare. Adoptarea RO e-Factura și conformitatea cu standardele menționate asigură o integrare armonioasă și eficientă în ecosistemul digital de facturare.

Trebuie să folosesc un program special pentru a crea factura electronică RO e-Factura?

Nu este obligatoriu să folosești un program special pentru a crea o factură electronică. Există diverse modalități de a genera o factură electronică, care includ:

a) Utilizarea unui Sistem (ERP) sau a unui Furnizor de Servicii pentru RO e-Factura

Dacă ai în vedere un furnizor de servicii sau un software de facturare, este important să contactezi producătorul pentru a verifica dacă include suport pentru facturarea electronică conformă cu standardele UE. În cazul în care utilizezi propriul sistem, e recomandat să colaborezi cu departamentul IT pentru a identifica pașii necesari în vederea creării facturilor electronice adecvate.

b) Utilizarea Aplicațiilor Oferite de Statul Român pentru RO e-Factura

Pentru cei care nu dispun de un sistem de facturare sau care caută o soluție temporară, este indicat să se familiarizeze cu aplicația oferită de statul român, accesibilă la adresa https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml. Această aplicație web include funcții pentru introducerea manuală a datelor facturilor, ce pot fi ulterior salvate și integrate în sistemul RO e-Factura.

Ce cerinţe de conţinut trebuie respectate pentru a crea o factură electronică conformă cu cerinţele sistemului RO e-factura și care să fie transmisa destinatarului potrivit ?

Pentru a crea o factură electronică conformă cu cerințele sistemului RO e-factura și care să fie transmisă destinatarului în mod corespunzător, este esențial să se respecte anumite cerințe de conținut. O factură electronică validă trebuie să urmeze Modelul semantic de date, care definește elementele esențiale ale unei facturi electronice, și setul de Reguli operaționale. Conformitatea strictă cu modelul facturii de bază este necesară, respectând toate regulile stabilite pentru acest model și specificațiile incluse într-o CIUS conformă.

În procesul de elaborare a RO e-factura, este crucial să se includă informații detaliate pentru identificarea corectă a partenerilor de tranzacție. Aceste informații includ numele vânzătorului, identificatorul său de înregistrare legală și de TVA, precum și identificatorul său de înregistrare fiscală. Similar, trebuie furnizate date despre cumpărător, inclusiv numele acestuia și identificatorii săi de înregistrare legală și de TVA.

În anumite situații, RO e-factura poate necesita și informații despre reprezentantul fiscal al vânzătorului. Aceasta include numele reprezentantului fiscal al vânzătorului și identificatorul său de TVA, precum și informații actualizate despre cumpărător.

Prin urmare, pentru a asigura transmiterea eficientă și conformă a RO e-factura, este imperativ ca toate aceste detalii să fie corect și complet incluse în documentul factură. Această abordare asigură nu doar conformitatea cu cerințele sistemului RO e-factura, dar și o gestionare eficientă a procesului de facturare electronică între partenerii de afaceri.

Posted on

Contractul de consignație

Contractul de Consignație

Contractul de consignaţie se distinge ca fiind un act juridic bilateral, unde o entitate, desemnată ca consignant, transferă posesia unor bunuri mobile către o altă entitate, cunoscută sub numele de consignatar. Scopul acestei transferări este comercializarea bunurilor de către consignatar, care acționează sub identitatea sa, dar pe seama consignantului. Aceasta implică stabilirea unui preţ de vânzare de comun acord și ulterior, consignatarul are obligația de a transfera consignantului sumele rezultate din vânzare sau de a returna bunurile nevândute.

Contractul de consignaţie se configurează ca o formă derivată a contractului de comision, având ca principal obiect vânzarea de bunuri mobile, pe care consignantul le înmânează consignatarului în vederea realizării acestui scop.

Acest tip de contract este explicit reglementat de prevederile articolului 2054 Codul civil.

Contractul de consignație, condiții de formă

Contractul de consignaţie este supus regulilor speciale, dar și celor aplicabile în materie de comision și mandat. Importanţa sa este nemărginită în sectorul comercial, atât la nivel național, cât și internațional, facilitând distribuția mărfurilor.

Pentru valabilitatea contractului de consignaţie, este imperativ ca părțile să dețină capacitatea juridică necesară pentru îndeplinirea obligaţiilor contractuale. Consignantul trebuie să posede capacitatea legală de a iniția acte de comerț, în timp ce consignatarul este obligat să aibă capacitatea de exercițiu plenară, întrucât el va realiza acte juridice în nume propriu.

Obiectul contractului de consignaţie

Focalizarea contractului de consignaţie se orientează asupra mărfurilor care sunt încredințate pentru a fi comercializate de consignatar. Aceste bunuri nu se transferă în proprietatea consignatarului, ci doar în custodia sa temporară, până când vor fi vândute terților. Post-vânzare, consignatarul are datoria de a remite consignantului suma rezultată sau de a returna bunurile nevândute.

Caractere juridice specifice contractului de consignație

Contractul de consignaţie prezintă anumite particularități juridice:

  • Este consensual, se încheie prin simpla conveție a părților;
  • Se caracterizează ca fiind bilateral (sinalagmatic), generând drepturi și obligații reciproce;
  • Are natura onerosă, ambii contractanți urmărind obținerea unui beneficiu material;
  • Este netranslativ de proprietate, consignantul rămânând proprietarul bunurilor până la vânzarea acestora;
  • Este încheiat intuitu personae, bazându-se pe încrederea dintre părți, o caracteristică derivată din contractul de mandat.

Conform articolului 2055 din Codul civil, contractul de consignaţie trebuie să fie încheiat în formă scrisă pentru a servi drept probă.

Executarea şi obligaţiile părţilor

Contractul de consignaţie, prin natura sa sinalagmatică, impune obligaţii reciproce părţilor angajate în această înţelegere juridică. Aşadar, vom dezbate în detaliu responsabilităţile ce revin fiecărui participant la contractul de consignaţie, punând accent pe dispoziţiile Codului civil și pe interpretarea aplicabilă acestora în practica juridică.

Obligaţiile Consignantului 

În primul rând, consignantul are datoria de a transfera consignatarului bunurile mobile destinate vânzării, conform art. 2057 din Codul civil. Aceasta presupune ca bunurile să fie puse la dispoziţie consignatarului într-un mod care să faciliteze vânzarea acestora către terţi. Transferul poate avea loc în totalitate sau gradual, însoţit de documente justificative.

Este fundamental de înţeles că, prin contractul de consignaţie, dreptul de proprietate nu se transmite consignatarului, acesta din urmă având doar custodia bunurilor. Conform reglementărilor în vigoare, consignantul păstrează dreptul de a cere restituirea bunurilor în orice moment, inclusiv pe durata unui contract cu termen determinat, urmând a oferi consignatarului un preaviz rezonabil pentru a se pregăti de restituire, aşa cum este stipulat în art. 2057 din Codul civil.

În eventualitatea deschiderii procedurii de insolvenţă faţă de consignant, bunurile consignate intră în patrimoniul acestuia. În schimb, dacă procedura insolvenţei este iniţiată faţă de consignatar, bunurile nu devin parte din averea consignatarului, urmând a fi restituite imediat consignantului, așa cum se specifică în art. 2057 Codul civil.

Conform articolului 2056 din Codul civil, consignantul are prerogativa de a modifica unilateral preţul de vânzare stabilit, iar consignatarul este obligat să respecte această modificare de îndată ce a fost informat în mod corespunzător.

Pe lângă responsabilităţile legate de transferul de bunuri, consignantul trebuie să îşi îndeplinească și obligațiile financiare. Acestea includ plata remunerației consignatarului pentru serviciile prestate, care pot fi stabilite fie printr-o sumă fixă, fie printr-un procent din vânzare, conform art. 2058 adin Codul civil. În cazul în care vânzarea se efectuează la un preț curent, remunerația va fi determinată de instanță ținând cont de diverse criterii stabilite în art. 2058.

De asemenea, consignantul trebuie să restituie cheltuielile efectuate de consignatar pentru îndeplinirea însărcinărilor sale, după cum se prevede în contractul de mandat. Acestea includ costurile de conservare, vânzare și executare a contractului de consignaţie. Conform art. 2062 din Codul civil, consignatarul nu deține dreptul de a reține bunurile sau sumele datorate consignantului pentru a-și acoperi creanțele.

Obligaţiile Consignatarului

Consignatarul, pe de altă parte, trebuie să primească, să păstreze şi să asigure bunurile încredinţate, comportându-se “ca un bun proprietar”, după cum subliniază art. 2060 din Codul civil. Asigurările pentru bunuri sunt la alegerea consignatarului, cu condiţia ca acesta să acţioneze cu prudenţă și să comunice consignantului despre luarea unei astfel de decizii.

Un aspect esențial îl constituie obligaţia consignatarului de a raporta consignantului vânzarea bunurilor, precum şi de a-i transmite sumele încasate într-un termen rezonabil, termen ce poate fi determinat fie de lege, fie de înţelegerea părţilor, conform art. 2060 C.civ.

Când și cum încetează contractul de consignaţie?

Revocarea de către consignant sau renunțarea consignatarului trebuie să fie realizate în conformitate cu termenii agreați în contractul inițial. În plus, evenimente neașteptate ca moartea, dizolvarea, falimentul, interdicția sau radierea uneia dintre părți pot duce, de asemenea, la încetarea contractului de consignaţie.

Dacă ne referim la situația în care contractul de consignaţie încetează prin renunțarea consignatarului, apar anumite obligații ce trebuie respectate cu strictețe. În circumstanțele în care bunurile consignate nu pot fi preluate imediat, consignatarul rămâne legat de datoria de a păstra, asigura și întreține bunurile până la momentul reluării lor de către consignant.

Totodată, nu trebuie neglijată obligația consignantului de a întreprinde toate demersurile necesare pentru recuperarea bunurilor în cel mai scurt timp posibil, după încetarea contractului de consignaţie. Conform articolului 2059 din Codul civil, consignantul este sancționat în caz de neglijență, fiind responsabil pentru acoperirea cheltuielilor legate de conservare, depozitare și întreținere a bunurilor în cauză.

Întrebări frecvente

Ce este contractul de consignație?

Contractul de consignație este un act juridic bilateral unde o entitate, numită consignant, transferă posesia unor bunuri mobile către o altă entitate, denumită consignatar. Scopul este comercializarea bunurilor de către consignatar, care acționează sub identitatea sa, dar pe seama consignantului. Acest contract implică stabilirea unui preț de vânzare de comun acord și obligația consignatarului de a transfera sumele rezultate din vânzare sau de a returna bunurile nevândute.

Care sunt condițiile de formă pentru contractul de consignație?

Contractul de consignație este supus regulilor speciale, dar și celor aplicabile în materie de comision și mandat. Pentru valabilitatea contractului, este esențial ca părțile să dețină capacitatea juridică necesară pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale, cu consignantul având capacitatea legală de a iniția acte de comerț și consignatarul obligat să aibă capacitatea de exercițiu plenară.

Ce reglementări specifice are contractul de consignație?

Contractul de consignație prezintă particularități juridice unice. Este consensual, se încheie prin simpla conveție a părților, bilateral, generând drepturi și obligații reciproce, oneros, netranslativ de proprietate, și încheiat intuitu personae. Conform articolului 2055 din Codul civil, trebuie să fie încheiat în formă scrisă pentru a servi drept probă.

Cum se execută contractul de consignație și care sunt obligațiile părților?

Contractul de consignație impune obligații reciproce părților. Conform Codului civil, consignantul are datoria de a transfera bunurile mobile și să păstreze dreptul de a cere restituirea acestora, iar consignatarul este obligat să primească, să păstreze și să asigure bunurile, raportând consignantului vânzarea bunurilor și transmiterea sumelor încasate.

Care sunt obligațiile consignantului în cadrul contractului de consignație?

Consignantul are responsabilitatea de a transfera bunurile destinate vânzării și de a menține dreptul de proprietate asupra acestora. Este obligat să modifice unilateral prețul de vânzare, să plătească remunerația consignatarului și să restituie cheltuielile efectuate de consignatar pentru îndeplinirea însărcinărilor sale, conform Codului civil.

Ce responsabilități are consignatarul în contractul de consignație?

Consignatarul are datoria de a primi, păstra și asigura bunurile, comportându-se ca un bun proprietar. Este responsabil pentru raportarea vânzării bunurilor și transmiterea sumelor încasate consignantului, conform termenilor stabiliți în contract sau de lege.

Când și cum încetează contractul de consignație?

Contractul de consignație poate înceta prin revocare din partea consignantului, renunțarea consignatarului, sau în urma unor evenimente neașteptate precum moartea, dizolvarea, falimentul, interdicția sau radierea uneia dintre părți. De asemenea, consignatarul rămâne legat de datoria de păstrare a bunurilor până la reluarea lor de către consignant.

Cum se distinge contractul de consignație de alte contracte?

Contractul de consignație se distinge ca fiind un contract bilateral, unde consignantul transferă posesia bunurilor mobile către consignatar pentru comercializare. Spre deosebire de alte contracte, acesta nu implică transferul de proprietate, ci doar custodia temporară a bunurilor.

Ce obiect are contractul de consignație?

Obiectul contractului de consignație se concentrează pe mărfurile încredințate consignatarului pentru comercializare. Aceste bunuri nu se transferă în proprietatea consignatarului, ci rămân în custodia sa temporară până la vânzarea lor către terți.

Ce importanță are contractul de consignație în sectorul comercial?

Contractul de consignație are o importanță nemărginită în sectorul comercial, facilitând distribuția mărfurilor atât la nivel național, cât și internațional. Acesta permite consignantului să transfere bunurile mobile către consignatar pentru comercializare, menținând în același timp controlul asupra acestora.

Răzvan Petrea – avocat Timișoara