În contextul transformării digitale globale, sistemul naţional de facturare electronică RO e-Factura reprezintă un pas semnificativ în modernizarea proceselor fiscale din România. Scopul acestui sistem este de a oferi operatorilor economici o platformă electronică eficientă pentru emiterea și primirea facturilor. Beneficiile standardizării facturării electronice la nivel internaţional sunt multiple, incluzând eficientizarea economiei, diminuarea impactului asupra mediului și reducerea sarcinilor administrative.
Această transformare reprezintă un progres semnificativ pentru economia românească, aliniindu-se la inițiativele europene de digitalizare și transparentizare fiscală. Implementarea eficientă a sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura este esențială pentru a asigura o tranziție lină către un mediu fiscal modern și digitalizat, esențial pentru creșterea economică sustenabilă a României.
Acest ghid, având caracter informativ, se adresează tuturor contribuabililor.
INFORMAȚII GENERALE
Publicată în Monitorul Oficial nr. 977 din 27 octombrie 2023, Legea nr. 296/2023 introduce modificări esențiale în domeniul facturării electronice, în vederea asigurării sustenabilității financiare a României. Aceste schimbări urmăresc implementarea Deciziei de punere în aplicare (UE) 2023/1553, autorizând România să aplice o măsură de derogare de la anumite articole din Directiva privind TVA. Conform acestei decizii, începând cu 1 ianuarie 2024, facturarea electronică devine obligatorie pentru toate tranzacțiile între persoane impozabile din România.
Următoarele tranzacții sunt scutite de la obligativitatea de a utiliza sistemul național pentru factura electronică RO e-Factura:
- Livrările de bunuri care sunt expediate sau transportate dincolo de granițele Uniunii Europene, fie de către furnizor, fie de către o altă persoană care acționează în numele acestuia;
- Livrările de bunuri care sunt de asemenea expediate sau transportate în afara Uniunii Europene, dar de această dată de către cumpărător, cu condiția ca acesta să nu fie rezident în România, sau de către o altă persoană care acționează în numele cumpărătorului. Această excepție nu se aplică pentru bunurile transportate de către cumpărător personal și care sunt folosite pentru echiparea sau alimentarea ambarcațiunilor de agrement, avioanelor de agrement sau oricărui alt mijloc de transport pentru uz personal;
- Livrările intracomunitare de bunuri, adică acele tranzacții în care bunurile sunt expediate sau transportate de la un stat membru al Uniunii Europene la altul.
Implementarea sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura se va face în două etape.
În prima etapă, între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, toți operatorii economici din România, indiferent de statutul lor de înregistrare TVA, sunt obligați să raporteze în sistemul RO e-Factura toate facturile emise în relațiile B2B și cu instituțiile publice, cu excepția celor din relația B2G, unde utilizarea RO e-Factura este obligatorie din 1 iulie 2022.
Operatorii economici nestabiliți în România, dar înregistrați în scopuri de TVA, vor trebui să raporteze, începând cu 1 ianuarie 2024, toate facturile emise în relația B2B pentru tranzacții desfășurate pe teritoriul României.
Furnizorii impozabili din România sunt obligați să transmită facturile emise în relația B2B și în relația cu instituțiile publice, conform prevederilor Codului fiscal, cu excepția situației în care ambii parteneri sunt înregistrați în RO e-Factura. Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional de facturare electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la emitere.
Nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică, cunoscut sub numele de RO e-Factura, constituie o contravenție și este sancționată cu amenzi semnificative. Pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți conform legislației aplicabile, amenzile variază între 5.000 lei și 10.000 lei. În cazul persoanelor juridice aflate în categoria contribuabililor mijlocii, conform definiției legale, amenzile sunt stabilite între 2.500 lei și 5.000 lei. Celelalte persoane juridice, alături de persoanele fizice, se confruntă cu amenzi cuprinse între 1.000 lei și 2.500 lei, în cazul nerespectării prevederilor legate de RO e-Factura.
În perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nerespectarea termenului limită nu va fi sancționată, ca o măsură de tranziție.
În a doua etapă, după 1 iulie 2024, emitenții facturilor electronice trebuie să transmită aceste facturi prin sistemul naţional de facturare electronică RO e-Factura. Prin această reglementare, sunt recunoscute ca valide doar facturile electronice care îndeplinesc condițiile OUG nr. 120/2021.
Primirea și înregistrarea de către destinatari a facturilor emise fără utilizarea sistemului RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu valoarea TVA înscrisă în factură.
Prin implementarea sistemului naţional de facturare electronică RO e-Factura, România face un pas important către digitalizarea proceselor fiscale, asigurându-se că sistemul fiscal rămâne relevant și eficient în era digitală. Această schimbare nu doar că simplifică procedurile administrative, dar și reduce sarcinile birocratice pentru companii, contribuind la un mediu de afaceri mai favorabil și eficient.
Relaţiile utilizate în sistemul naţional RO e-Factura
Relația B2G (Business to Government)
Aceasta descrie interacțiunea între operatorii economici și autoritățile sau entitățile contractante, unde operatorul economic poate fi contractant sau subcontractant/subantreprenor. În acest caz, entitățile guvernamentale primesc și procesează facturi electronice.
Relația B2B (Business to Business)
Acest termen se referă la tranzacțiile care implică executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii între doi operatori economici.
Relația B2C (Business to Consumer)
În contextul turismului din România, operatorii economici care dețin structuri de primire turistice clasificate sau agenții de turism licențiate și care acceptă vouchere de vacanță sunt denumiți unități afiliate. Aceste unități sunt obligate să raporteze facturile emise către titularii voucherelor de vacanță în sistemul RO e-Factura, obligație ce a intrat în vigoare la 1 aprilie 2022.
Roluri în facturarea electronică permise în sistemul naţional RO e-Factura
În cadrul sistemului național RO e-Factura, dedicat facturării electronice, sunt stabilite mai multe roluri esențiale:
Emitentul facturii electronice
Acesta reprezintă rolul principal și corespunde vânzătorului. Rolul său constă în generarea și trimiterea facturii electronice către destinatar, acțiune ce se realizează prin intermediul sistemului RO e-Factura.
Destinatarul facturii electronice
De asemenea, un rol principal, care este asumat de cumpărător. Acesta primește factura electronică emisă de vânzător.
Reprezentantul fiscal al vânzătorului
Aceasta este o persoană sau entitate localizată în Comunitatea Europeană, care este desemnată de un furnizor ca fiind responsabilă pentru plata TVA. Această entitate are datoria de a se conforma tuturor obligațiilor legate de TVA.
Roluri în tipurile de business reglementate de către RO e-Factura
RO e-Factura în relația B2G (Business to Government)
RO e-Factura joacă un rol esențial în relația dintre business și guvern (B2G). Conform OUG 120/2021, emitentul facturii în această relație poate fi:
- Operatorul economic stabilit în România, conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 și ulterioarele sale modificări și completări.
- Operatorul economic nestabilit în România, înregistrat sau nu în scopuri de TVA, conform aceluiași articol, care optează pentru utilizarea RO e-Factura.
Beneficiarul facturii, în acest cadru, este autoritatea contractantă sau entitatea contractantă, definită de multiple legi, inclusiv Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 114/2011, și instituțiile publice conform art. 5 lit. w) din OUG 57/2019 privind Codul administrativ.
RO e-Factura în relația B2B (Business to Business)
În cadrul relațiilor business-to-business (B2B), RO e-Factura își găsește utilitatea, având în vedere că emitentul și beneficiarul facturii pot fi orice operatori economici, stabil sau nestabil în România, înregistrați sau nu în scopuri de TVA.
RO e-Factura în relația B2C (Business to Consumer)
Pentru relațiile business-to-consumer (B2C), emitentul facturii este de obicei operatorul economic din domeniul turismului, autorizat de Autoritatea Națională pentru Turism, conform OG 58/1998 și legilor ulterioare. Acești operatori, denumiți unități afiliate, au adoptat RO e-Factura pentru transmiterea facturilor către titularii voucherelor de vacanță, conform OUG 131/2021, începând cu 1 aprilie 2022. Beneficiarul facturii poate fi orice persoană fizică, identificată prin CNP/NIF.
Modalități de utilizare și accesare a sistemului RO e-Factura
Factura Electronică în RO e-Factura
Factura electronică, un element esențial al sistemului RO e-Factura, este un fișier electronic în format XML. Acesta se conformează standardului european EN 16931 -1+A1, care defineste „Facturarea electronică – Model semantic de date pentru elementele esenţiale ale unei facturi electronice”, și regulilor naționale RO-CIUS stabilite în legislația din România. Fișierul XML, însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, constituie exemplarul original al facturii electronice. Pentru o completare corectă a fișierului XML, se aplică următoarele reguli:
- Reguli operaționale conform standardului european de facturare SN 16931.
- Reguli CIUS (Core Invoice Usage Specification) impuse de legislația din România.
- Verificarea cu alte baze de date.
Regulile operaționale includ: condiții, constrângeri de integritate și condiții specifice pentru diferite categorii de TVA.
Structura de bază a facturii, adică modelul semantic de date, include atât elemente de informație individuale (BT – business term) cât și grupuri de elemente de informație (BG – business term group). Detalii suplimentare sunt disponibile în manualul de utilizare al aplicației RO e-Factura.
Cum se utilizează și se accesează RO e-Factura
Pentru a accesa și utiliza sistemul RO e-Factura, operatorii economici trebuie să se înregistreze în Spațiul Privat Virtual (SPV). Înregistrarea se face accesând informațiile disponibile pe site-ul ANAF. De asemenea, pentru a primi notificări prin email, operatorii economici trebuie să opteze pentru aceasta în cadrul SPV. Astfel de notificări sunt trimise dacă documentul nu este descărcat din SPV în termen de 24 de ore de la publicare. Informații suplimentare despre înregistrarea în SPV se găsesc pe canalul de YouTube al Agenției Naționale de Administrare Fiscală.
Există două metode pentru emiterea sau transmiterea unei facturi în format XML prin RO e-Factura:
- Servicii web: Se utilizează o aplicație proprie, interconectându-se cu sistemul RO e-Factura printr-o serie de micro-servicii sub forma unei API (Application Programming Interface).
- Încărcare web: Se folosește aplicația gratuită oferită de Ministerul Finanțelor.
Pentru a genera fișierul, consultați următoarele resurse:
- Ghidul ASRO.
- Manualul de utilizare a aplicației RO e-Factura, disponibil pe site-ul ANAF.
- Documentația tehnică de pe paginile web ale Ministerului Finanțelor și ANAF.
Astfel, dacă nu dispuneți de o aplicație proprie, puteți utiliza aplicația gratuită pentru a completa datele de facturare și a transmite factura electronică.
MODALITATEA DE UTILIZARE A APLICAȚIEI GRATUITE
Accesarea aplicaţiei RO e-Factura și generarea/validarea fișierului XML
Accesul la aplicația de generare a facturilor în format XML, oferită de Ministerul Finanțelor, este un proces simplu și eficient, fiind disponibil pe larg datorită faptului că nu necesită autentificare. Această facilitate face parte din sistemul RO e-Factura, reprezentând un pas important în digitalizarea proceselor financiare. Găsindu-se pe portalul oficial al Ministerului Finanțelor https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/aplicatii-web-ro-efactura, RO e-Factura permite utilizatorilor să acceseze cu ușurință serviciile necesare.
Procesul de utilizare al aplicației RO e-Factura implică completarea unei serii de informații esențiale. Acestea includ date generale, detalii despre vânzător și cumpărător, precum și informații specifice despre produsele tranzacționate. După introducerea acestor date în RO e-Factura, utilizatorii pot naviga către secțiunea de ”Recapitulare”. Aici, RO e-Factura oferă o sinteză a informațiilor introduse, prezentând detalii despre TVA și afișând totalurile generale ale documentului. Această secțiune este precompletată automat de RO e-Factura, bazându-se pe valorile înregistrate anterior, asigurând astfel eficiență și precizie în procesul de facturare.
În contextul utilizării sistemului RO e-Factura, este esențial să se verifice corectitudinea tuturor informațiilor introduse. Odată confirmată această etapă, utilizatorii RO e-Factura pot accesa secțiunea ”Generare Factură”. Aceasta reprezintă etapa finală în cadrul aplicației RO e-Factura, fiind locul unde se găsește butonul de Generare factură. Prin intermediul acestui buton, utilizatorii RO e-Factura pot descărca fișierul XML pe stația lor locală. Acest proces facilitează emiterea facturilor prin RO e-Factura, asigurând o gestionare eficientă și digitalizată a documentelor fiscale.
În fiecare pas al procesului RO e-Factura, de la verificarea datelor până la generarea finală a facturii, sistemul RO e-Factura oferă o interfață intuitivă și ușor de utilizat. Acest aspect face ca RO e-Factura să fie o soluție accesibilă și eficientă pentru gestionarea electronică a facturilor.
Pe portalul Ministerului Finanțelor, accesibil la adresa https://mfinante.gov.ro, utilizatorii RO e-Factura beneficiază de un instrument esențial: Validare XML factură. Această funcție este crucială în contextul RO e-Factura, deoarece facilitează verificarea facturilor generate. Indiferent dacă factura a fost creată folosind aplicația oficială RO e-Factura pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor, sau printr-o aplicație proprie, instrumentul Validare XML factură asigură conformitatea și corectitudinea documentelor în cadrul sistemului RO e-Factura.
După încărcarea fișierului XML în sistemul RO e-Factura, utilizatorul trebuie să apese pe butonul “Validează” de pe propriul calculator. Următorul pas este să aștepte răspunsul aplicației pentru fișierul încărcat. Acest proces este o parte esențială a utilizării RO e-Factura, o platformă digitală care facilitează gestionarea facturilor electronice în România.
Pentru a utiliza eficient RO e-Factura, utilizatorii trebuie să urmeze pașii specifici de încărcare a documentelor. Inițial, se încarcă fișierul XML dorit în RO e-Factura, direct de pe calculatorul personal. Aceasta este prima etapă în procesul de gestionare a facturilor electronice prin intermediul RO e-Factura.
Odată ce fișierul este încărcat în sistemul RO e-Factura, utilizatorul va interacționa cu interfața simplă și intuitivă, apăsând pe butonul “Validează”. Această acțiune declanșează un proces automatizat în cadrul RO e-Factura, prin care sistemul analizează și verifică fișierul încărcat.
După validare, în RO e-Factura, este important să se aștepte un răspuns de la aplicație. Răspunsul acesta poate indica succesul încărcării și validării fișierului sau poate semnala eventuale erori sau neconformități care trebuie adresate. Acest feedback este crucial pentru asigurarea corectitudinii și conformității facturilor electronice gestionate prin RO e-Factura.
Transmiterea facturii prin RO e-Factura
Pentru a facilita procesul de transmitere a facturilor, este necesar să vă înregistrați în Spațiul Privat Virtual și să vă autentificați pe portalul www.anaf.ro. Aceasta se realizează prin selectarea opțiunii de Autentificare cu certificat.
Odată autentificați în Spațiul Privat Virtual, trebuie selectată opțiunea Trimitere factură din meniul Factura electronică, parte integrantă a sistemului RO e-Factura.
În contextul utilizării RO e-Factura, după alegerea opțiunilor adecvate din listele disponibile pentru câmpurile Sintaxă XML, configurată implicit pentru standardul UBL, și CIF factură, unde se specifică CIF-ul vânzătorului, trebuie să rețineți că un utilizator poate gestiona drepturi de utilizare pentru multiple Coduri de identificare fiscală. Procesul continuă prin selectarea butonului Choose File pentru a alege fișierul XML salvat pe dispozitivul personal, urmat de apăsarea butonului Transmitere XML Factură, o etapă crucială în cadrul RO e-Factura.
Aplicația RO e-Factura oferă un răspuns clar despre încărcarea cu succes a fișierului. Atunci când un fișier este transmis cu succes și urmează a fi prelucrat, RO e-Factura emite un ID unic, cunoscut sub denumirea de “Index de încărcare”. Acest ID este esențial pentru verificarea statusului transmiterii facturii în cadrul sistemului RO e-Factura. Pentru a efectua această verificare, utilizatorii trebuie să copieze ID-ul în câmpul dedicat, denumit “Verificare stare fișier transmis anterior”, și apoi să apese butonul “Verifică”. În scurt timp, va apărea un mesaj de înștiințare care confirmă că factura este în proces de prelucrare în cadrul sistemului RO e-Factura.
În plus, sistemul RO e-Factura atribuie automat fiecărui fișier un număr de identificare unic, “Index de încărcare”, care servește ca referință esențială în toate procesele și operațiunile specifice RO e-Factura. Este important de știut că fișierele valide, odată încărcate în sistemul RO e-Factura, vor rămâne disponibile pentru descărcare timp de 60 zile de la data publicării lor în sistem.
Descărcarea facturii electronice în RO e-Factura
Accesarea RO e-Factura pentru descărcarea unei facturi se realizează printr-un proces simplu și eficient. Inițial, utilizatorul intră în secțiunea dedicată RO e-Factura, numită “Factura electronică – Răspunsuri factură”. Aici, pentru a beneficia de serviciile RO e-Factura, se selectează CIF-ul companiei și intervalul de zile pentru care se doresc răspunsurile. Procesul continuă cu apăsarea butonului “Obține răspunsuri”, o etapă cheie în utilizarea RO e-Factura.
Odată efectuat acest pas în cadrul RO e-Factura, utilizatorul va avea acces la o listă detaliată cu toate facturile încărcate. Aceasta facilitează identificarea facturii specifice dorite. RO e-Factura pune la dispoziție un buton “Descarcă” poziționat strategic lângă factura relevantă, permitând astfel descărcarea rapidă și eficientă a documentului necesar.
Arhivarea fișierelor XML în RO e-Factura
În cadrul sistemului RO e-Factura, momentul comunicării facturii electronice către destinatar este stabilit la data la care respectiva factură electronică devine accesibilă pentru a fi descărcată de către acesta. Acest proces esențial subliniază eficiența și rapiditatea oferită de RO e-Factura în gestionarea documentelor fiscale electronice.
Pentru utilizatorii RO e-Factura, fișierele XML corespunzătoare facturii electronice, precum și mesajele de eroare asociate, sunt puse la dispoziție în sistemul RO e-Factura pentru o perioadă de 60 de zile de la data publicării lor. După această perioadă, RO e-Factura asigură arhivarea electronică a acestor documente, acestea fiind disponibile la cerere. Prin urmare, RO e-Factura oferă nu doar un mediu de transmitere eficient, ci și o soluție de stocare și arhivare de lungă durată pentru facturile electronice.
Modalitatea de solicitare a documentelor mai vechi de 60 zile și de repostare în sistemul naţional RO e-Factura
În contextul utilizării sistemului RO e-Factura, emitentul sau destinatarul poate identifica situații în care anumite documente nu au fost descărcate. Pentru a remedia această situație, există posibilitatea de a solicita repostarea documentelor în sistemul RO e-Factura. Solicitarea trebuie să includă informații esențiale precum:
- Numărul index de încărcare, dacă acesta este cunoscut.
- Data documentului, așa cum a fost comunicată de vânzător.
- Descrierea detaliată a documentului, incluzând numărul facturii, numele cumpărătorului, codul fiscal al cumpărătorului, numele vânzătorului și codul fiscal al vânzătorului.
După înregistrarea solicitării în sistemul RO e-Factura, un număr de înregistrare va fi alocat automat acesteia. Răspunsul la solicitare presupune repostarea în sistem a documentului cerut, urmată de transmiterea unei notificări către emitent sau destinatar. Aceste notificări sunt expediate automat pe adresele de email specificate în Sistemul de Plată și Vânzare (SPV), atunci când emitentul sau destinatarul și-a exprimat opțiunea pentru acest serviciu.
INTREBĂRI ȘI RĂSPUNSURI privind RO e-Factura
Ce este o factură electronică?
O factură electronică este un document în format XML care prezintă detaliile facturii într-o manieră structurată, fiind astfel compatibilă cu citirea automatizată. Aceasta facilitează gestionarea electronică completă a documentelor de facturare, permițând:
- Transmiterea automatizată a datelor;
- Recepția electronică și instantanee;
- Prelucrarea și validarea automată pentru efectuarea plăților
Ce trebuie să respect pentru crearea facturilor electronice?
Procesul de generare a facturilor electronice RO e-Factura este reglementat prin norme specifice:
- standardul european (EN 16931);
- termenii de utilizare pentru sistemul RO e-Factura de transmitere a facturilor;
- cerinţele naţionale privind facturarea electronică
Ce cerinţe formale trebuie respectate pentru crearea facturilor electronice RO e-Factura?
Când vine vorba de crearea facturilor electronice, este esențial să se respecte ultima versiune a standardului european și normele naționale. Aceste cerințe formale sunt cruciale pentru validitatea unei facturi electronice în cadrul sistemului RO e-Factura. Facturile care nu se conformează acestor standarde nu sunt recunoscute în cadrul RO e-Factura.
Un aspect important de reținut în RO e-Factura este că toate documentele justificative ale facturii sau atașamentele trebuie integrate în structura de date a facturii. Nu este permisă trimiterea acestora separat, conform regulilor RO e-Factura. De asemenea, dimensiunea totală a fișierelor atașate nu trebuie să depășească 3Mb pentru a fi compatibile cu RO e-Factura. Există o limită de 50 de documente justificative care pot fi încorporate într-o singură factură în cadrul RO e-Factura.
Pot trimite un fișier PDF ca factură electronică?
Răspunsul este clar: Nu!
Conform definiției din art. 2 alin. (1) lit a) din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 120/2021, cu modificările și completările ulterioare, o factură electronică în cadrul sistemului RO e-Factura este definită ca fiind emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML. Acest format permite prelucrarea electronică și automată a facturii, o cerință esențială pentru RO e-Factura.
Un fișier PDF, în acest context, nu îndeplinește cerințele pentru a fi considerat o factură electronică conform standardelor RO e-Factura. RO e-Factura necesită un format care să permită prelucrarea automată și eficientă, iar fișierele PDF nu sunt concepute să ofere această capacitate. Prin urmare, pentru a fi în conformitate cu regulile RO e-Factura, este important să se utilizeze formatul electronic structurat XML pentru facturile electronice.
Pot trimite fișiere diferite de tipul xml prin intermediul sistemului RO e-Factura?
Răspunsul este clar: Nu!
Conform standardului național SR CEN/TS 16931-2, formatul de bază acceptat pentru facturarea electronică în cadrul RO e-Factura este XML1.0. Acest lucru subliniază importanța aderării la specificațiile RO e-Factura pentru o integrare eficientă.
Sintaxele aprobate care corespund standardului EN 16931-1:2017 includ UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message. Aceasta este detaliată în XML Schemas 16B (SCRDM – CII), un format compatibil cu cerințele RO e-Factura. De asemenea, sunt acceptate mesaje pentru factura și nota de creditare UBL, conform ISO/IEC 19845:2015. Aceste specificații susțin structura RO e-Factura, oferind un cadru clar pentru tranzacții electronice.
Astfel, RO e-Factura își propune să standardizeze procesul de facturare electronică, facilitând tranzacții digitale eficiente și conforme cu reglementările în vigoare. Adoptarea RO e-Factura și conformitatea cu standardele menționate asigură o integrare armonioasă și eficientă în ecosistemul digital de facturare.
Trebuie să folosesc un program special pentru a crea factura electronică RO e-Factura?
Nu este obligatoriu să folosești un program special pentru a crea o factură electronică. Există diverse modalități de a genera o factură electronică, care includ:
a) Utilizarea unui Sistem (ERP) sau a unui Furnizor de Servicii pentru RO e-Factura
Dacă ai în vedere un furnizor de servicii sau un software de facturare, este important să contactezi producătorul pentru a verifica dacă include suport pentru facturarea electronică conformă cu standardele UE. În cazul în care utilizezi propriul sistem, e recomandat să colaborezi cu departamentul IT pentru a identifica pașii necesari în vederea creării facturilor electronice adecvate.
b) Utilizarea Aplicațiilor Oferite de Statul Român pentru RO e-Factura
Pentru cei care nu dispun de un sistem de facturare sau care caută o soluție temporară, este indicat să se familiarizeze cu aplicația oferită de statul român, accesibilă la adresa https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml. Această aplicație web include funcții pentru introducerea manuală a datelor facturilor, ce pot fi ulterior salvate și integrate în sistemul RO e-Factura.
Ce cerinţe de conţinut trebuie respectate pentru a crea o factură electronică conformă cu cerinţele sistemului RO e-factura și care să fie transmisa destinatarului potrivit ?
Pentru a crea o factură electronică conformă cu cerințele sistemului RO e-factura și care să fie transmisă destinatarului în mod corespunzător, este esențial să se respecte anumite cerințe de conținut. O factură electronică validă trebuie să urmeze Modelul semantic de date, care definește elementele esențiale ale unei facturi electronice, și setul de Reguli operaționale. Conformitatea strictă cu modelul facturii de bază este necesară, respectând toate regulile stabilite pentru acest model și specificațiile incluse într-o CIUS conformă.
În procesul de elaborare a RO e-factura, este crucial să se includă informații detaliate pentru identificarea corectă a partenerilor de tranzacție. Aceste informații includ numele vânzătorului, identificatorul său de înregistrare legală și de TVA, precum și identificatorul său de înregistrare fiscală. Similar, trebuie furnizate date despre cumpărător, inclusiv numele acestuia și identificatorii săi de înregistrare legală și de TVA.
În anumite situații, RO e-factura poate necesita și informații despre reprezentantul fiscal al vânzătorului. Aceasta include numele reprezentantului fiscal al vânzătorului și identificatorul său de TVA, precum și informații actualizate despre cumpărător.
Prin urmare, pentru a asigura transmiterea eficientă și conformă a RO e-factura, este imperativ ca toate aceste detalii să fie corect și complet incluse în documentul factură. Această abordare asigură nu doar conformitatea cu cerințele sistemului RO e-factura, dar și o gestionare eficientă a procesului de facturare electronică între partenerii de afaceri.